11-3 売上伝票
売上伝票をPDFファイルとして作成し保管することができます。また作成したPDFをメールに添付して送付することもできます。
11-3-1 売上伝票PDF
売上伝票をメールに添付して送付する前に、売上伝票をPDFとして作成します。
またメール送付しない売上伝票もPDFとして作ることができます。
売上伝票PDFの保管場所
作られた売上伝票PDFは会社設定フォルダ内の「売上伝票PDF」フォルダ内にPDF作成日毎のフォルダを作って保管されます。
例えば2024年8月20日にPDFが作られた売上伝票は
会社設定フォルダ/売上伝票PDF/240820
フォルダ内に保管されます。
売上伝票ファイル名
売上伝票ファイル名は 「売上伝票[得意先コード-入力日(6)+グループ番号(3)+入力番号(4)] .pdf 」の形式となります。
例えば、得意先12345で2024年8月20日にグループ1の123番目に入力された売上伝票ファイル名は
売上伝票[12345-2408200010123].pdf
となります。
またメールに添付してお客様に送付した売上伝票は売上伝票ファイル名の先頭に※が付加されます。
11-3-2 売上一覧よりのPDFの作成
売上一覧を表示し、ここから売上伝票PDFを作ることができます。
フッター領域の「PDF」ボタンを押すとPDFメニューが表示されます。
選択行の売上伝票PDFを作成
選択した行の売上伝票をPDFで作成します。
条件指定で売上伝票PDFを作成
条件を指定して一括して売上伝票をPDFで作成します。
売上伝票様式の選択
システム設定で売上伝票の様式が複数設定されている場合は「売上伝票様式の選択」ダイアログが表示されます。
売上伝票様式が１つしかない場合は表示されません。
売上伝票様式を選択し、売上伝票様式が得意先マスタで設定したものと違う場合も作成する場合は「選択した様式がマスタに設定されていない場合も印刷」にチェック、「次へ」を押します。
PDF作成ダイアログ
PDF作成ダイアログが表示されます。
用紙サイズ、印刷方向、余白を設定します。
作成する売上伝票を売上伝票を入力した日で選択します。
作成する売上伝票を入力日での入力番号の範囲で選択します。
作成する売上伝票を得意先の範囲で選択します。
一度作成したもの(印刷を含む)を再作成しない場合は、「再発行」を「しない」を選択し、再作成する場合は「再発行」を「する」を選択します。
「メール送付指定のある得意先のみ生成」にチェックすると、得意先の拡張情報のメール送付グループの売上伝票にチェックのある得意先のみ売上伝票PDFが生成されます。
売上伝票PDF一覧を表示
本日作成した売上伝票PDFの一覧画面を表示します。
11-3-3 売上伝票PDF一覧よりのPDFの作成
売上一覧のフッター領域にある「PDF」ボタンより「売上伝票PDF一覧を表示」を選択する、本日作成した売上伝票PDF一覧が表示されます。
編集メニュー表示
一覧でのコンテキストメニューまたは編集ボタンで編集メニューが表示できます。
売上伝票PDFの作成
編集メニューより「売上伝票PDFを作成」をクリックします。
売上伝票様式の選択
システム設定で売上伝票の様式が複数設定されている場合は「売上伝票様式の選択」ダイアログが表示されます。
売上伝票様式が１つしかない場合は表示されません。
売上伝票様式を選択し、売上伝票様式が得意先マスタで設定したものと違う場合も作成する場合は「選択した様式がマスタに設定されていない場合も印刷」にチェック、「次へ」を押します。
PDF作成ダイアログ
PDF作成ダイアログが表示されます。
用紙サイズ、印刷方向、余白を設定します。
作成する売上伝票を売上伝票を入力した日で選択します。
作成する売上伝票を入力日での入力番号の範囲で選択します。
作成する売上伝票を得意先の範囲で選択します。
一度作成したもの(印刷を含む)を再作成しない場合は、「再発行」を「しない」を選択し、再作成する場合は「再発行」を「する」を選択します。
「メール送付指定のある得意先のみ生成」にチェックすると、得意先の拡張情報のメール送付グループの売上伝票にチェックのある得意先のみ売上伝票PDFが生成されます。
生成された売上伝票PDF一覧
売上伝票PDFが生成されると、売上伝票PDF一覧に表示されます。
売上伝票PDF一覧にはメール送付予定欄とメール送付済欄があります。
メール送付予定欄にチェックを付けて、チェックを付けた売上伝票だけメール送付することができます。
メール送付が完了した売上伝票にはメール送付済欄に〇が表示されます。
「メール送付予定のみ」にチェックすると、メール送付予定にチェックされた行のみ表示されます。
「メール送付済みのみ」にチェックすると、メールを送付した行のみ表示されます。
一覧での操作
売上伝票PDF一覧では次のような操作ができます。
送付予定欄をダブルクリックすると送付予定欄にチェックを付けたり外したりできます。
得意先名をダブルクリックすると売上伝票をPDFピュアで表示できます。
また編集メニューを表示して次のような操作ができます。
| この売上伝票PDFを再作成 | 選択した売上伝票の売上等を変更した場合に売上伝票PDFを再作成します。 |
| この売上伝票PDFを削除 | 選択した売上伝票を削除します。 |
| この売上伝票を見る | 選択した売上伝票をPDFピュアで表示します。 |
| この売上伝票の送付予定にチェックする | 選択した売上伝票の送付予定欄にチェックします。 |
| 全売上伝票の送付予定にチェックする | 全ての売上伝票の送付予定欄にチェックします。 |
| 送付設定された売上伝票の送付予定にチェックする | 得意先の拡張情報のメール送付グループの売上伝票にチェックのある全ての得意先の売上伝票の送付予定欄にチェックします。 |
| この売上伝票の送付予定チェックを外す | 選択した売上伝票の送付予定欄のチェックを外します。 |
| 全売上伝票の送付予定チェックを外す | 全ての売上伝票の送付予定欄のチェックを外します。 |
11-3-4 添付メールの送付
売上伝票PDF一覧に表示された売上伝票はメールに添付して得意先に送るとができます。
行を選択して１通づつ送ることも、送付予定にチェックした得意先に一括して送ることもできます。
メールボタンを押すとメールメニューが表示されます。
| この売上伝票をメールで送る | 選択した売上伝票をメールに添付して送ります。 |
| 送付予定にチェックした売上伝票をメールで送る | 送付予定にチェックした売上伝票をすべてメールに添付して送ります。 |
いづれの場合もメール送信ダイアログが表示されます。
メール送信ダイアログ
メール送信ダイアログでは送信するメールを確認または編集することができます。
メールメニューで複数のメールを送信するように指示された場合は、一通づつ確認して送ることも、一括して送ることもできます。
メールの件名および本文はメールテンプレートに基づき作成されます。
このダイアログの項目は次の通りです。
| 送信先 | 送信先の得意先名が表示されます。 |
| テンプレート | 使用するメールのテンプレート名を表示します。テンプレートが複数ある場合は選択できます。 |
| 件名 | テンプレートに書かれた件名が表示されます。編集することも可能です。 |
| 添付 | 添付する売上伝票ファイル名が表示されます。 |
| 本文 | テンプレートで作られたメールの本文が表示されます。編集することも可能です。 |
| 添付ボタン | 添付ファイルを追加することができます。 |
| 送信ボタン | このメールを送信します。送信後、次のメールがあれば表示します。無ければダイアログを閉じます。 |
| 閉じるボタン | このダイアログを閉じます。 |
| 全送信ボタン | 複数の送信がある場合は残りの全部のメールを送信します。全送信後ダイアログを閉じます。 本文等を編集しても残りのメールには適用されません。 |
メールの送信を行うと売上伝票PDF一覧の画面のメール送付済欄に〇が付きます。