11-1 準備
売上伝票、請求書、見積書はPDFとして作成し、これをメールに添付して送付することができます。
このためには次のような準備が必要です。
11-1-1 ライセンス
この機能を使用するには「PDF添付メール対応」ライセンスが必要です。
ライセンスは販売店にお問い合わせ下さい。
11-1-3 システム設定
販売管理の「設定」メニューから「システム設定」ダイアログを開き「メール」タブでメールサーバーの設定を行う必要があります。
| 送信者情報 | 名前 | メール送信者の名前 |
| メールアドレス | 送信者のメールアドレス | |
| 受信メールサーバー(POP3) | サーバー名 | 受信メールサーバーのサーバー名 |
| ポート番号 | 受信メールサーバーのポート番号 | |
| アカウント名 | 受信者のメールのアカウント名 | |
| パスワード | 受信者のメールのパスワード | |
| 送信メールサーバー(SMTP) | サーバー名 | 送信メールサーバーのサーバー名 |
| 認証 | 認証が必要な場合は「このサーバーは認証が必要」にチェックする SSL等による暗号化を行うなら「SSLを使用する」にチェックする 認証のアカウントとパスワードが受信と同じなら「受信メールサーバーと同じ設定を使用する」のラジオボタンを選択する 認証用のアカウントとパスワードを使用するなら「次のアカウントとパスワードでログインかる」のラジオボタンを選択し、アカウントとパスワードを設定する |
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| テスト設定 | メール送信テストを行うときに、テストメールが顧客へ行かないようにするため、顧客のアドレスをテスト用のアドレスに変更して送信することができます。 メール送信テストを行う場合は「顧客へのメールは下記のテスト用アドレスに振り替える」にチェックし、テスト用の送信先アドレスを設定します。 |
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11-1-4 メールテンプレート作成
メールの件名や本文はメールテンプレートに従って生成されます。
メールテンプレートはテキストファイルとして作られ、得意先名等の変数を埋め込むことで、実行時に件名や本文に変換されます。
メールテンプレートは売上伝票、請求書、見積書用に用意します。
各テンプレートのファイル名は次の通りです。
| 売上伝票 | 売上伝票送付のご案内 |
| 請求書 | 請求書送付のご案内 |
| 見積書 | 見積書送付のご案内 |
メールテンプレートは会社設定フォルダ内にあります。
メモ帳等で編集して自社に合った内容に変更することができます。
メールテンプレートの作り方はメールテンプレートをご覧ください。
11-1-5 得意先設定
添付メールを送る得意先にメールアドレスと、売上伝票、請求書、見積しのいずれを添付するかを設定します。
得意先一覧より得意先を選択して得意先登録ダイアログを開きます。
メールアドレス
基本情報タブを開き、中ほどにあるEMAILに得意先のメールアドレスを設定します。
メール送付書類
拡張情報タブを開き、左下にある「メール送付」グループにある、メール送付したい書類(売上伝票、請求書、見積)にチェックを付けます。
このチェックはPDFを作成する場合や、メールを送る場合にこれを用いて得意先を簡単に選択できるようになります。
このチェックが無くても、PDFの作成やメール送付は可能ですが、この場合は個別に得意先を選択する必要があります。
